Projekte und Change-Management
- 21. April 2022
Projekt- und Change-Management: eine Erfolgssymbiose?
Der Titel kann auf den ersten Blick widersprüchlich erscheinen, da wohl einige Lesende in ihrer persönlichen beruflichen Laufbahn Zeug*innen <!–more Mehr lesen–>von scheiternden Change-Projekten geworden sind. Tatsächlich scheitern viele Change-Projekte in der Praxis. Die Gründe für nicht erfolgreiche Change-Projekten sind vielfältig. Diese Tatsache spricht jedoch dafür, bereits bei einer Projektplanung die Change-Aspekte eines jeden Projektes zu berücksichtigen.
Aber: Ist die Einführung eines neuen CRM bereits ein Change-Projekt? Und wie wichtig ist heutzutage Change-Management generell in Projekten?
Definition von Change im Kontext
“Change” bedeutet Veränderung, Wandel. Changes werden häufig durch interne oder externe Missstände oder auch Verbesserungsbedarf in Organisationen angestossen. Ein Beispiel für einen Change kann die Einführung einer digitalen Kollaborationsplattform in einer Organisation sein, welcher durch eine verstärkt dezentrale Zusammenarbeit angestossen wurde. Der Change ist nicht per se die digitale Kollobarationsplattform, sondern die Art und Weise, wie aufgrund der Möglichkeiten und Gegebenheiten dieser Tools künftig zusammengearbeitet wird.
Changes haben Auswirkungen auf individueller wie auch organisatorischer Ebene und entsprechend auch auf soziale Systeme innerhalb von Organisationen.
Change durch Projekte
Bei Projekten sind die ausgelösten Changes nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Sollte zum Beispiel ein Tunnel gebaut werden, um eine wenig erschlossene Region in den Bergen zu erschliessen, stellt sich natürlich die Frage nach den bau- und umwelttechnischen Gegebenheiten und deren Machbarkeit. Der Bau ist tendenziell eher technisch als sozial orientiert.
Das Projekt bringt jedoch auch eine Menge Aspekte mit sich, die mit Change verknüpft sind. Es stellt sich beispielsweise die Frage, wie die Bewohnenden mit dem allfälligen Tourismus, einer Besiedelung oder erhöhtem Verkehrsaufkommen fertigwerden können oder wollen. Andererseits kann es auch darum gehen, was Menschen dazu bewegen wird, den Tunnel überhaupt zu nutzen und in der Region neue Geschäfte anzusiedeln. Was ist die langfristige Vision des Vorhabens? Und welche Auswirkung hat diese auf die Betroffenen?
Technische Projekte und ihr Veränderungsanteil
Besonders bei technischen Projekten ist der ausgelöste Change nicht unbedingt evident. In erster Linie geht es um eine technische Lösung, die ein aktuelles oder künftiges Problem löst. Die Einführung oder Ablösung eines CRM beispielsweise ist auf den ersten Blick vielleicht klar ein technisches Projekt, aber es verändert schlussendlich das tägliche Arbeiten, verändert die bestehenden Prozesse und es benötigt eine Verschiebung von Ressourcen respektive erfordert gar eine neue Betriebsorganisation. Dies wiederum hat Wirkung auf die Mitarbeitenden und zieht somit, je nach Ausprägung der Auswirkungen, grundlegende Veränderungen mit sich. Mitarbeitende müssen plötzlich neue Prozesse erlernen und einhalten, wo doch vielleicht die herkömmlichen sehr logisch erschienen und immer gut funktionierten. Vielleicht werden sogar zusätzliche Skills und Fähigkeiten benötigt, wobei dies eine grosse Lernbereitschaft voraussetzt.
Veränderung können zu Unsicherheit und Angst führen, was eine Adaption von Lösungen und entsprechend den Projekterfolg beeinflusst. Ein solches Projekt löst somit eindeutig Veränderungen auf organisationaler wie individueller Ebene aus und erfordert eine Auseinandersetzung mit kulturellen wie individuellen Aspekten und Bedürfnissen.
Veränderungen von Anfang an berücksichtigen
Das Projektmanagement befasst sich mit den inhaltlichen Aspekten des Projektes. Es klärt Erwartungen, Ziele und Anforderungen an das Projekt. Projektleitende planen gemäss Ressourcen, Zeit und Ergebnisanforderungen. Sie führen das Projekt durch die Umsetzungsphasen bis zum Abschluss.
Das Change-Management fokussiert auf die Veränderungen auf organisatorischen und individuellen Ebenen. Es befasst sich mit der Planung und Umsetzung von Massnahmen zur Bewältigung und Begleitung von den zu erwartenden oder angestrebten Veränderungen.
Beide Disziplinen, Change- und Projektmanagement, sind eng miteinander verbandelt. Konkret bedeutet das auch, dass im Rahmen eines geplanten Vorhabens ein ganzheitlicher Ansatz relevant ist. Am Anfang eines jeden Projektes steht die strategische Einbettung des Projekts in die Gesamtorganisation:
- Welche Vision und Strategie verfolgt die Organisation?
- Wohin will und muss sich die Organisation verändern?
- Welchen Beitrag leistet das Projekt zur Erreichung der strategischen Organisationsziele?
Um den Change durch Projekte zu eruieren, ist zu Beginn einer Projektidee die Analyse der betroffenen Personen relevant:
- Welche Beteiligten, Betroffenen oder Interessierten sind vom Vorhaben tangiert?
- Welche Wirkungen hat das Projekt kurz-, mittel-, und langfristig auf sie?
- Welche Bedürfnisse haben die Betroffenen im Rahmen des Projekts?
- Was sind mögliche Widerstände, welche Einfluss auf den Projekterfolg haben könnten?
- Wie schnell ist die Organisation fähig, sich neue Systeme, Prozesse, Rollen etc. anzueignen?
Je tiefgreifender die Veränderungen in und durch Projekte sind, desto wichtiger ist ein gezieltes Change-Management. Change-Management-Aktivitäten sind bereits bei der Projektplanung zu bedenken. Das bedingt konsequenterweise auch, Ressourcen in Form von Zeit, Finanzen und Knowhow einzuplanen und sich als Organisation entsprechend aufzustellen. Projektleitende sind zusätzlich gefordert, neben der Fach- und Methodenkompetenz auch Kompetenzen im Change-Management aufzubauen.