Case Study: Agiles Transformationsmanagement beim HEKS
Amender-Unterstützung
- Coaching und enge Begleitung der Organisation und des Digital Boards mit Blick auf Transformations- und Change-Management
- Anwendung der Amender Frameworks zu diesen Themenfeldern
- Gesamthafte Beratung und Unterstützung des HEKS mit Blick auf konkrete Projekte und Maßnahmen im Rahmen der Digitalen Transformation (z.B. Standortanalyse in der Organisation, innovative Digitalisierungsprojekte etc.)
Eine komplexe Herausforderung
Das HEKS (Hilfswerk der Evangelisch-reformierten Kirche Schweiz) hat die Bedeutsamkeit der Digitalen Transformation erkannt und aufgenommen. So hat die Organisation im Rahmen ihrer Strategie Ende 2022 unter anderem eine konkrete, strategische Initiative für Digitale Transformation gestartet. Mit dieser möchte das HEKS alle Mitarbeitenden für die Reise der Digitalen Transformation begeistern und inkludieren sowie die eigene Organisation durch digitale Technologien nach innen wie nach außen stärken.
Doch die Challenge lautet: Wie steuert man eine Transformation mit so breiten Zielen für eine solch große Organisation und wo soll man anfangen? So wird es sicher vielen anderen Organisationen ebenfalls gehen.
Das Herzstück der Transformation
Dem HEKS war von Anfang an klar, dass der Mensch im Mittelpunkt stehen muss. Um verschiedene Perspektiven zusammenzubringen, wurde ein Digital Board gegründet, das seit 2023 intensiv an der Steuerung der Digitalen Transformation arbeitet und in dem cross-funktional Vertreter:innen aus allen Bereichen zusammenarbeiten. Entscheidend ist dabei das ungezwungene Miteinander sowie die generelle Unterstützung und das Sponsorship der Geschäftsleitung.
Agiler Prozesse in Aktion
Da das Vorhaben des HEKS komplex ist und es nicht die eine Lösung oder das eine Projekt gibt, das zur Erreichung der Ziele einfach nur umgesetzt werden muss, wurde gemeinsam mit der Amender ein agiler Prozess für die Steuerung der Digitalen Transformation entwickelt. Dadurch wurde das Vorhaben in seiner Komplexität deutlich reduziert und somit managebar.
In einmonatigen Sprints plant und priorisiert das Digital Board die nächsten Schritte im Transformations-Portfolio. Dabei geht es zum einen um konkrete Projekte zur Prozessoptimierung oder –digitalisierung, zur Verbesserung der technischen Grundlagen oder zur Innovation. Zum anderen werden laufend konkrete Maßnahmen zur Kommunikation in die Organisation, zur Befähigung der Mitarbeitenden sowie zur noch besseren Steuerung der Transformation geschaffen, um den Veränderungscharakter der Transformation gezielt zu begleiten.
Herausforderungen & Erfolge auf der bisherigen Reise
Die agile Arbeitsweise brauchte eine kurze Eingewöhnungsphase. Auch war das komplexe Vorhaben in seiner Gesamtheit zu Beginn für manche Beteiligten noch nicht vollständig greifbar, sondern musste zunächst konkretisiert werden. Doch durch die Begleitung der Amender und durch eine stetige Reflektion der Zusammenarbeit im Rahmen der ersten Sprints konnte das HEKS erste Gewinne durch das gemeinsam entwickelte Transformationsvorgehen erzielen: Es ist klar sichtbar, wie viele verschiedene Maßnahmen und Projekte in allen Handlungsfeldern der Digitalen Transformation bereits angestoßen sind. Stand Ende Februar 2024 sind 81 solcher Epics im gemeinsamen Jira-Board enthalten, von denen aktuell 28 in Bearbeitung sind. Mit der iterativen Vorgehensweise kann die Organisation dabei flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren.
Durch eine Community und eine breite Involvierung aller Mitarbeitenden durch Umfragen und viele weitere Maßnahmen ist das HEKS nun gemeinsam auf der Reise der Digitalen Transformation angekommen. Das wird in der Organisation sehr positiv aufgefasst und es öffnen sich immer mehr Türen und Tore.
Doch die Challenge lautet: Wie steuert man eine Transformation mit so breiten Zielen für eine solch große Organisation und wo soll man anfangen? So wird es sicher vielen anderen Organisationen ebenfalls gehen.
Lernend gemeinsam wirksam
Die Amender unterstützt das HEKS sehr gern aktuell und auch in Zukunft auf seiner Reise. Entscheidend sind dafür das offene und sehr vertrauensvolle Miteinander. Passend zu ihren Werten kann die Amender so gemeinsam mit dem HEKS lernend wirksam sein. Vor allem mit Blick auf die Komplexitätsreduktion durch das agile Management der Digitalen Transformation konnte die Amender einen Anstoß für die Zukunft geben.
Ausblick: Wie geht es weiter?
Mittlerweile ist das Vorhaben von einer strategischen Initiative zum festen Teil vom HEKS geworden. Das ist ein Erfolg und setzt die Weichen für die Zukunft. Die Involvierung aller Mitarbeitenden sowie das Aufgreifen von Ideen aus der gesamten Organisation soll weiter gestärkt und viele weitere, innovative Themen, die auch in die Projekte nach außen wirken, sollen gepusht werden. Denn eins ist auch dem HEKS klar: Die Reise ist nicht zu Ende, sondern gerade erst gestartet.